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チームミーティング【ようやくスタートラインに立つことができた】

ガッキーです。

先日、私が受け持っている作業チームで初めてのチームミーティングを開催したのですが、今日はそのミーティングの内容を、みなさんに共有しようと思います。

ぜひ最後までご覧ください。

初めてのチームミーティング

私は5月に事業所内異動をして、新たに『輸送部門』と『作業チーム』を持つことになりました。本日はその『作業チーム』のお話になるのですが、私のチームがどんなチームなのかは過去の記事を参考にしていただければと思います。

個人面談での傾聴・共感のテクニック【30分じゃ足りない!?】

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派遣業務委託から自営化に切り替わって1年間。前任Mgr(副センター長)はほとんどマネジメントをせず放置をしてきました。チームミーティングは1年間で1度だけ。評価面談は年2回行われてはいますが、個人面談は0回でした。そんなチームのMgrになった私は、すぐに問題点に気づくことができました。

・目的が理解できていない
・目標がない

ただし、すぐに問題解決に取り掛かるのではなく、1ヵ月半は信頼関係を築くことに尽力しました。

朝礼に毎日参加してたくさん意見交換をし、自ら現場に入って一緒に汗を流し、1人30分の個人面談を実施して一人一人の思いに共感を示しました。

ある程度信頼関係が構築できたところで、チームミーティングの開催を決意。

日時を決め、資料作成を開始しました。

目的は何?

ミーティングに参加したのは指定休で参加できない2名を除く7名+ガッキー。

まずは目的の共有からです。

ガッキー
お疲れ様です。
まずは私たちの会社の目的を知ることから始めましょう。

私の会社の目的は非常に簡潔に言うと『お客様のため』です。より低価格な商品を提供し、価値あるお買い物をしてもらい、暮らしを豊かにする支援をすることです。

ガッキー
みなさんこの目的、初めて聞きましたか?
そうですね。
部下
ガッキー
あ~。なるほど・・・。
本来は入社する時にオリエンテーションとして説明がされることなのですが、もう昔のことなので忘れてしまっているのかもしれませんね。では改めてこの目的は覚えておいてくださいね。

まずは最も大切になる『目的』を説明し、次に目的を達成するための『考え方』を解説しました。

ガッキー
次に、目的地に向かうためには、チームとして考え方を一致させていく必要があります。考え方。つまり価値観です。

私の会社には、目的の周りを取り囲むように3つの価値観が存在します。

ガッキー
1つ目が・・・。
2つ目が・・・。
3つ目が・・・。
ガッキー
ここまでで会社の『目的』と、『目的を達成するためのチームとしての考え方』を学びました。目指す場所がこの山の山頂だということは分かりましたし、山頂に辿り着くためにルールを守ったり、仲間を大切にするという考え方を持つことは分かりました。でも、無事に山頂に辿り着くために足りないことがもう1つあります。それはいったいなんでしょか?

・・・・・ひとり一人指名してみる・・・・・

目標がないですね!
部下
ガッキー
その通りです!拍手!
『目的・目標・手段』というこの3つをしっかりと整理することが、今日のミーティングの1番の重要ポイントになります。

私は答えてくれた部下に大きな拍手をし、ミーティングを進めていきました。

ここまで読んで「1年も働いていて、チーム内の誰ひとりとして会社の目的を知らなかったの?」と不思議に思う人も多いかもしれません。しかしこれが現実。Mgr(リーダー)がリーダーシップを発揮できていないチームは、実はこういう中身のない抜け殻状態になっているケースは非常に多いです。

こちらのnoteにリーダーシップについて書かれています。(有料noteですが、無料部分に記載されています)
リーダシップについてもう少し深く知っておきたい方はぜひ読んで見てください。

目標をどうする?

ガッキー
次に目標を決めていくのですが、実はみなさんは今もうすでに、目標を持って仕事しています。それは『○○時までに作業を終わらせる』という時間目標です。私たちの仕事は基本的に1日完結の仕事なので、自然と時間目標は生まれていたのですね。
そうですよ。ガッキーさん。
みんな○○時に終わらせるために一所懸命頑張ってます。
部下
ガッキー
そうですよね。いつもありがとうございます。
今回のミーティングで決める目標は、『何時に終わらせるか』という目標ではなく、『1日の作業を何時間で終わらせるか』という目標です。私たちは『お客様に低価格な商品をお届けする』という使命のもと働いているわけですので、効率改善を進めたり、機械を導入したり、様々な方法でコスト低減させていかなければいけません。
つまり人件費ですか?
部下
ガッキー
そうです。
商品の仕入れなどはまた別の部署の役割になってきますし、商品を運ぶ運送コストは輸送Mgrとしての私の役割です。みなさんにできることは、1つの商品に対してかける人手(人時)を抑えることです。

私は予め準備していた数値資料を映し出し、話を進めました。

ガッキー
まずは長期的な目標を設定します。1年、2年先の将来に向けては○○くらいで頑張っていきましょう。次に長期目標を目指すうえでの中期目標です。今年中には○○くらいでできるようになりましょう。

今回のブログでは詳細については触れませんが、私は予め用意していた根拠のある目標数値を発表しました。

時間目標はあって当然なのですが、時間目標は2つの視点で捉える必要があります。いわゆる12時や13時といった『終了時間目標』だけではなく、1日6時間勤務の人が5人で30時間で終わらせるといった『合計時間目標』がなければいけません。今回は合計時間目標を設定しました。

また、本来であれば日次での目標をさらに、この仕事を1時間、この仕事を3時間といったように細分化して目標を作る必要があるのですが、今のチーム状況では詰め込みになってしまうので、大きな単位での目標設定のみに留めました。

本日は『目標設定』がテーマではないのでこの辺にします。(そのうち目標設定についても記事にします)

その他みなさんから

目的と目標の確認で35分を費やしてしまいました。

初回ということでMgrがある程度一方的に話してしまう形ではありましたが、こういった場の最後には、必ず質問や意見を言える時間。みんなが口を開ける時間を設けるようにしています。

今日掲げた目標というのは、ガッキーさんや社員のリーダーたちの目標であって私たちの目標ではないですよね?
部下
ガッキー
いえ。私たちみんなの目標です。
目標達成した時に何か報酬はいただけるのでしょうか。
部下
ガッキー
つまりどういうことですか??
私はもう60歳。お客様のためにという思いで仕事ができるほど熱がありません。目標達成したからには何かしらの形で報酬をいただけるのであれば知恵を出しますよ。
部下
ガッキー
なるほど・・・。
○○さんの気持ちは良く分かります。私としても目標達成した時には報酬として賃金を上げたり、ボーナスを支給するなどしたい気持ちはあるのですが、この会社もかなり大きな会社なので、個人やチームに対して特別に報酬をあげることはできません。私たちの会社としての報酬は、目標に対して前向きに取り組み、結果を残すか、結果に繋がる行動ができたのであれば、年2回の評価で昇給があります。また、各事業所ごとの業績に応じて一般のアルバイトのみなさんにも支払われる、上限5万円の業績賞与が年1回あります。

この意見を出してくれた部下は前職はずっと営業だったようで、目標を達成した暁には報酬があって当然という環境だったのだと思います。残念ながら私の会社にはそういった仕組みが存在しないので、上記のような評価と賞与の説明と、謝ることしかできませんでしたが、その部下の思いには共感しました。

★重要ポイント★
『共感』とは・・・相手の気持ちに理解を示すこと
『同感』とは・・・相手と同じ気持ちだということ

サーバントリーダーの特性の1つ。『共感』。
相手の気持ちに理解を示すことは、信頼関係を築くために役立ちます。例えば「私はもう年齢が58ですから、若い人たちと比べると疲れがドッと溜まるんです。」という部下の言葉があった時、正直な気持ちとしては「仕事なんだから年齢なんて関係ないでしょ」、「58歳でも身体を鍛えていてバリバリ働いている人はたくさんいるからさ・・・」、「言い訳じゃん」と思うと思います。つまり、『同感』でないのです。だとしても、そこで必ず『共感』してあげてください。相手の思いを受け取るということです。

その他にもたくさん意見は出ましたが、ほとんどは説明すれば納得してもらえることばかりでした。

しかし『目標に向き合ってもらうこと』だけは、一人ひとりが自ら「やろう」と思えるようにならなければいけないこと。本当に難しい問題です。

チームミーティングを終えて

私のチームは様々な過去の事情があって目的や目標がないチームになってしまっていましたが、この現象はもちろん他のどのチームでも起こりうることです。みなさんの部下、みなさんの所属するチーム、時にはみなさんの上司が、同じ志を持って、同じ思いを持って仕事ができているのか確認をしてみてください。もしもズレている人がいたり、私のチームのようにそもそも明確になっていないと気づいたのであれば、できるだけ早い段階で一致させる『スタート』を切った方が良いです。ポイントは『スタート』です。あくまでもスタートラインに立つということで、そのあとは長い長い距離を走る持久走になります。その手段の1つが今回はチームミーティングであっただけです。ただし、チームミーティングは全員に向けて一斉に情報を発信できる反面、一人ひとりの納得具合や理解度を量ることができませんので、その他の手段と併用しながら進めることをおススメします。

これまでの1年間、このチームはマネジメントをされず放置され、悪い意味でチームとして出来上がりつつありました。新たに1つの子会社が出来上がっていたのと同じことです。その原因はメンバーがひねくれていたからではありません。その原因はリーダーシップを発揮できていなかった、マネジメントができていなかったマネジメントチームの責任です。私は自分のチームを持ちながら、今のこのチームが放置されていることにも気づけていました。しかし、自チームの改善に注力して、周りにまで手を広げられていなかった。チームを放置しているMgrを指導せず放置したセンター長の責任でもあり、まさしく放置していた張本人の前任Mgr(副センター長)の責任でもあり、私の責任でもあります。部下たちに何一つ責任はありません。

大地は時間が経つにつれて、踏み固められ、どんどんと固くなっていきます。誰からも手を加えられていない畑は雑草が生い茂って、やがて本来の機能を失ってしまう。当たり前の話です。ここまで大きく機能を失ったものを回復させることは、難しいと感じる人が多いと思いますが、一度固まった大地を耕すのは、生い茂った雑草を取り除くのは意外と簡単なことです。ショベルカーで土を全て入れ替えてしまえば良い。草刈り機で全て刈り取って除草剤を撒いてしまえばよいのです。しかし現実問題、そこにいるのは人。人が関わる以上、最初は1人ずつ時間をかけて、ゆっくりと、少しずつ少しずつ変えていく必要があります。

入社したタイミングで会社の掲げる使命や価値観をしっかりと伝えていき、目標を設定し、目標が達成できた時の達成感を味わえて、お客様の喜ぶ顔が見えて、仲間と1つのことをする団結力を高めていけていれば、今このチームは全く違う姿だったはずです。しかし、過去の話をしても未来は変わりません。ここからは全て私の責任になります。ここがスタートライン。私はリーダーシップをしっかりと発揮し、日々マネジメントし、みんながやりがいを持って働ける環境を作り、お客様のために自ら考えて行動ができるチームを作ることを誓います。

  • この記事を書いた人

ガッキー

リーダーシップ / マネジメント / チームづくり / 人材育成について、実体験を交えながらTwitterとブログ、時々YouTubeで発信。 店舗Mgr ⇒ トレーナー(本部) ⇒ 物流センター輸送Mgr(オペレーション兼任)

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